Setiap majikan bermimpi memiliki pekerja yang secara konsisten bahagia. Lagipula,
pekerjaan yang bahagia adalah pekerja yang produktif dan pekerja yang produktif baik untuk garis bawah.
Namun, dengan sifat manusia apa adanya, mungkin masih ada kekhawatiran atau keluhan sesekali yang ingin dibagikan karyawan dengan Anda dan perusahaan. Sebagai kepala bisnis kecil, adalah tugas Anda untuk memastikan bahwa semua orang dapat mengomunikasikan masalah mereka secara profesional dan produktif.
Ingat bahwa Anda tidak bermain Bibi Agony kepada karyawan dengan keluhan. Selain memproses keluhan, Anda juga harus mencari masalah yang mungkin membahayakan bisnis Anda terutama jika mereka melibatkan pelecehan, diskriminasi, pencurian, dan kekerasan. Berikan setiap keluhan perhatian yang tepat sambil meyakinkan karyawan bahwa mereka sedang didengar. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk mengatasi keluhan karyawan dan mengelola hasilnya.
1. Menyiapkan Saluran Untuk Keluhan
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat sistem formal bagi karyawan untuk mengajukan keluhan atau memunculkan keluhan sehingga masalah dapat diatasi. Ada berbagai media yang tersedia bagi karyawan untuk melaporkan keluhan, dari sesi perorangan ke email dan teks.
Saluran pengaduan tidak boleh berada di situs media sosial seperti Facebook dan Twitter.
Platform publik ini akan memperumit masalah karena dapat melanggar hukum pencemaran nama baik.
Untuk memastikan karyawan Anda merasa nyaman menggunakan saluran, pertimbangkan faktor-faktor seperti usia rata-rata karyawan Anda, ukuran tenaga kerja Anda, apakah mereka berada di satu kantor atau tersebar, dan departemen mana yang kemungkinan besar memiliki keluhan dilaporkan. Anda harus menanyakan kepada PR dan penasihat hukum Anda tentang saluran mana yang paling tepat. Setelah mengatur saluran, berikut adalah beberapa hal utama yang harus Anda lakukan untuk memastikan bahwa keluhan karyawan ditangani dengan benar.
Sertakan kebijakan Anda dalam Buku Pegangan Karyawan: Setelah Anda membuat saluran resmi untuk keluhan karyawan, itu harus dimasukkan dalam buku pegangan sehingga karyawan dapat dengan mudah merujuknya. Anda dapat mempertimbangkan untuk menerapkan formulir pengakuan untuk memastikan bahwa karyawan membaca buku pegangan. Jika perusahaan Anda tidak menggunakan buku pegangan, kebijakan tersebut harus dikomunikasikan kepada semua orang melalui platform lain seperti program induksi staf, intranet perusahaan, poster dan briefing karyawan.
Tetapkan satu orang atau departemen untuk menangani penerimaan keluhan: Misalnya, Bagian Sumber Daya Manusia atau Hukum atau seseorang di dalamnya. Pastikan orang atau departemen yang ditunjuk dikenal karena keleluasaannya dan dapat menunjukkan kepercayaan di dalam perusahaan Anda, karena karyawan biasanya dan secara alami mengharapkan jaminan bahwa mereka mengajukan keluhan mereka secara rahasia.
Sertakan satu cara rahasia bagi karyawan untuk mengajukan keluhan: Dapat dimaklumi,
beberapa karyawan mungkin ragu-ragu untuk mengutarakan pendapat mereka, karena mereka takut melanggar undang-undang tentang pencemaran nama baik.
Contoh yang dapat mencegah hal ini adalah membuat formulir online sederhana atau survei yang tidak memerlukan informasi identifikasi - lihat alat survei gratis seperti Survei Monyet dan Google Formulir.
Buat jadwal untuk menangani keluhan karyawan: Untuk menanamkan lingkungan kerja yang sehat di mana karyawan merasa nyaman ketika menyampaikan kekhawatiran, Anda harus membuktikan bahwa perusahaan memiliki proses yang efisien dan dapat diandalkan. Tetapkan tenggat waktu kapan dan bagaimana Anda akan menangani keluhan, komunikasikan rencana tersebut kepada semua karyawan dan patuhi.
2. Langkah Pertama Untuk Mengatasi Keluhan
Setelah Anda menetapkan sistem terbaik untuk menerima keluhan karyawan, Anda harus mencoba memesan berdasarkan signifikansinya. Masalah keamanan apa pun membutuhkan perhatian segera, seperti halnya pelanggaran aturan dan kebijakan.
Sebelum menangani keluhan, perhatikan langkah-langkah berikut:
Akui: Pastikan bahwa karyawan tahu bahwa keluhan mereka telah diterima dan akan ditangani oleh perusahaan.
Selidiki: Kumpulkan informasi terkait keluhan. Jika karyawan menyebutkan insiden atau situasi tertentu, tanyakan dan dapatkan data yang relevan pada mereka. (Lihat poin 3 untuk informasi lebih lanjut.)
Putuskan: Setelah Anda memperoleh semua informasi yang relevan, saatnya untuk sepenuhnya memeriksa situasi untuk merumuskan dan memutuskan solusi. Anda mungkin ingin mendiskusikan ide Anda dengan karyawan senior lainnya di perusahaan Anda sebelum mengeksekusi solusi.
Bertindak: Setelah Anda memiliki keputusan, bertindaklah dengan cepat. Keluhan karyawan yang diseret dapat berdampak negatif terhadap moral dan produktivitas. Semakin cepat Anda menyelesaikan konflik,semakin baik perusahaan Anda.
3. Menerapkan Investigasi Yang Tidak Memihak
Pemilik usaha kecil sering tidak memiliki kemewahan menyewa perusahaan luar untuk menyelidiki keluhan karyawan. Langkah logis berikutnya adalah menunjuk pihak netral dengan tingkat penghapusan terbesar (tidak ada hubungan pribadi dan sedikit profesional dengan mereka yang terlibat) dari sisa staf - orang ini sebaiknya memiliki sumber daya manusia atau latar belakang hukum.
Perhatikan bahwa jika keluhan tersebut serius, seperti pelecehan atau "pembukuan kreatif", Anda mungkin ingin menyewa pengacara atau akuntan luar segera untuk menyelidiki masalah tersebut.
Departemen Tenaga Kerja juga menyarankan untuk mendokumentasikan proses investigasi
dengan menyimpan catatan temuan, rincian keluhan, perincian pelecehan khusus
perilaku dan ringkasan wawancara dengan pihak-pihak yang terkena dampak.
4. Tinjau & Tindak Lanjuti Hasilnya
Setelah mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di atas, Anda harus meninjau situasi yang awalnya menyebabkan keluhan karyawan setelah jangka waktu tertentu. Check in dengan karyawan yang mengajukan pengaduan (jika tidak rahasia) untuk melihat apakah mereka puas dengan hasilnya. Jika ada lebih banyak penyesuaian yang harus dilakukan, lakukanlah. Penutupan yang tepat dapat membantu mencegah masalah serupa terjadi lagi.
Oleh Tuan Mark Goh Aik Leng
Managing Director VanillaLaw LLC
pekerjaan yang bahagia adalah pekerja yang produktif dan pekerja yang produktif baik untuk garis bawah.
Namun, dengan sifat manusia apa adanya, mungkin masih ada kekhawatiran atau keluhan sesekali yang ingin dibagikan karyawan dengan Anda dan perusahaan. Sebagai kepala bisnis kecil, adalah tugas Anda untuk memastikan bahwa semua orang dapat mengomunikasikan masalah mereka secara profesional dan produktif.
Ingat bahwa Anda tidak bermain Bibi Agony kepada karyawan dengan keluhan. Selain memproses keluhan, Anda juga harus mencari masalah yang mungkin membahayakan bisnis Anda terutama jika mereka melibatkan pelecehan, diskriminasi, pencurian, dan kekerasan. Berikan setiap keluhan perhatian yang tepat sambil meyakinkan karyawan bahwa mereka sedang didengar. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk mengatasi keluhan karyawan dan mengelola hasilnya.
1. Menyiapkan Saluran Untuk Keluhan
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat sistem formal bagi karyawan untuk mengajukan keluhan atau memunculkan keluhan sehingga masalah dapat diatasi. Ada berbagai media yang tersedia bagi karyawan untuk melaporkan keluhan, dari sesi perorangan ke email dan teks.
Saluran pengaduan tidak boleh berada di situs media sosial seperti Facebook dan Twitter.
Platform publik ini akan memperumit masalah karena dapat melanggar hukum pencemaran nama baik.
Untuk memastikan karyawan Anda merasa nyaman menggunakan saluran, pertimbangkan faktor-faktor seperti usia rata-rata karyawan Anda, ukuran tenaga kerja Anda, apakah mereka berada di satu kantor atau tersebar, dan departemen mana yang kemungkinan besar memiliki keluhan dilaporkan. Anda harus menanyakan kepada PR dan penasihat hukum Anda tentang saluran mana yang paling tepat. Setelah mengatur saluran, berikut adalah beberapa hal utama yang harus Anda lakukan untuk memastikan bahwa keluhan karyawan ditangani dengan benar.
Sertakan kebijakan Anda dalam Buku Pegangan Karyawan: Setelah Anda membuat saluran resmi untuk keluhan karyawan, itu harus dimasukkan dalam buku pegangan sehingga karyawan dapat dengan mudah merujuknya. Anda dapat mempertimbangkan untuk menerapkan formulir pengakuan untuk memastikan bahwa karyawan membaca buku pegangan. Jika perusahaan Anda tidak menggunakan buku pegangan, kebijakan tersebut harus dikomunikasikan kepada semua orang melalui platform lain seperti program induksi staf, intranet perusahaan, poster dan briefing karyawan.
Tetapkan satu orang atau departemen untuk menangani penerimaan keluhan: Misalnya, Bagian Sumber Daya Manusia atau Hukum atau seseorang di dalamnya. Pastikan orang atau departemen yang ditunjuk dikenal karena keleluasaannya dan dapat menunjukkan kepercayaan di dalam perusahaan Anda, karena karyawan biasanya dan secara alami mengharapkan jaminan bahwa mereka mengajukan keluhan mereka secara rahasia.
Sertakan satu cara rahasia bagi karyawan untuk mengajukan keluhan: Dapat dimaklumi,
beberapa karyawan mungkin ragu-ragu untuk mengutarakan pendapat mereka, karena mereka takut melanggar undang-undang tentang pencemaran nama baik.
Contoh yang dapat mencegah hal ini adalah membuat formulir online sederhana atau survei yang tidak memerlukan informasi identifikasi - lihat alat survei gratis seperti Survei Monyet dan Google Formulir.
Buat jadwal untuk menangani keluhan karyawan: Untuk menanamkan lingkungan kerja yang sehat di mana karyawan merasa nyaman ketika menyampaikan kekhawatiran, Anda harus membuktikan bahwa perusahaan memiliki proses yang efisien dan dapat diandalkan. Tetapkan tenggat waktu kapan dan bagaimana Anda akan menangani keluhan, komunikasikan rencana tersebut kepada semua karyawan dan patuhi.
2. Langkah Pertama Untuk Mengatasi Keluhan
Setelah Anda menetapkan sistem terbaik untuk menerima keluhan karyawan, Anda harus mencoba memesan berdasarkan signifikansinya. Masalah keamanan apa pun membutuhkan perhatian segera, seperti halnya pelanggaran aturan dan kebijakan.
Sebelum menangani keluhan, perhatikan langkah-langkah berikut:
Akui: Pastikan bahwa karyawan tahu bahwa keluhan mereka telah diterima dan akan ditangani oleh perusahaan.
Selidiki: Kumpulkan informasi terkait keluhan. Jika karyawan menyebutkan insiden atau situasi tertentu, tanyakan dan dapatkan data yang relevan pada mereka. (Lihat poin 3 untuk informasi lebih lanjut.)
Putuskan: Setelah Anda memperoleh semua informasi yang relevan, saatnya untuk sepenuhnya memeriksa situasi untuk merumuskan dan memutuskan solusi. Anda mungkin ingin mendiskusikan ide Anda dengan karyawan senior lainnya di perusahaan Anda sebelum mengeksekusi solusi.
Bertindak: Setelah Anda memiliki keputusan, bertindaklah dengan cepat. Keluhan karyawan yang diseret dapat berdampak negatif terhadap moral dan produktivitas. Semakin cepat Anda menyelesaikan konflik,semakin baik perusahaan Anda.
3. Menerapkan Investigasi Yang Tidak Memihak
Pemilik usaha kecil sering tidak memiliki kemewahan menyewa perusahaan luar untuk menyelidiki keluhan karyawan. Langkah logis berikutnya adalah menunjuk pihak netral dengan tingkat penghapusan terbesar (tidak ada hubungan pribadi dan sedikit profesional dengan mereka yang terlibat) dari sisa staf - orang ini sebaiknya memiliki sumber daya manusia atau latar belakang hukum.
Perhatikan bahwa jika keluhan tersebut serius, seperti pelecehan atau "pembukuan kreatif", Anda mungkin ingin menyewa pengacara atau akuntan luar segera untuk menyelidiki masalah tersebut.
Departemen Tenaga Kerja juga menyarankan untuk mendokumentasikan proses investigasi
dengan menyimpan catatan temuan, rincian keluhan, perincian pelecehan khusus
perilaku dan ringkasan wawancara dengan pihak-pihak yang terkena dampak.
4. Tinjau & Tindak Lanjuti Hasilnya
Setelah mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di atas, Anda harus meninjau situasi yang awalnya menyebabkan keluhan karyawan setelah jangka waktu tertentu. Check in dengan karyawan yang mengajukan pengaduan (jika tidak rahasia) untuk melihat apakah mereka puas dengan hasilnya. Jika ada lebih banyak penyesuaian yang harus dilakukan, lakukanlah. Penutupan yang tepat dapat membantu mencegah masalah serupa terjadi lagi.
Oleh Tuan Mark Goh Aik Leng
Managing Director VanillaLaw LLC
Tidak ada komentar:
Posting Komentar